2015.05.09 Saturday 19:14

ゼミ合宿の幹事さんにおすすめ&お助け情報

「ゼミ合宿の幹事さんになったら、まず何をすればいいの?

…と、お困りの幹事さんに、合宿の旅プランから
ゼミ合宿予約のコツをご案内しますグッド

(1)合宿を探す前にすること!

1 日程を調整する
第2、第3希望の日程も決めておくと、第1希望の日程で宿が
見つからない時にも慌てなくて済みます。

2 人数を把握する
人数は、宿泊部屋の数や会議室の広さがどれくらい必要か、
というところに関係します。
大体の人数を把握しましょう。

3 合宿行先(エリア)の検討
第1希望の合宿エリアを決めた後は、
「学校から電車で2時間くらいで行ける範囲」など
<範囲>で考えると、宿泊先が探しやすくなります。
見学先に近い宿泊先を探す場合は、その見学先を基準に
範囲を考えます。
エリアと一緒に、交通手段も検討しましょう。

4 大まかなスケジュールを立てる
合宿先到着から、チェックアウトまで、
ざっくりとスケジュールを立てましょう。
ゼミ会議時間、夕食・朝食・昼食、入浴、
持込みコンパ、その他観光など、
合宿の流れをイメージしましょう。

5 会議室の備品に何が必要かを洗い出す
ホワイトボード、プロジェクター・スクリーン、ネット環境など
必ず必要な備品をリストアップしましょう。
なかにはイス・机が無く、座卓タイプの会議室もありますので
合宿先に、事前に確認しましょう。

6 希望条件を順位づけする
希望条件は、優先度の高い順にリストアップします。
全ての希望を叶えようとすると、なかなか合宿先は見つかりません。
温泉やオールナイトでの飲み会など、レクリエーション的条件は
場合によっては諦める必要があります。


(2)合宿先探しで宿に電話をする時に伝えること!
上記を確認したら、いざ、合宿先探し!
宿に空きを確認する場合は、以下の事を伝えるとスムーズです。

電話する場合、食事時間とその前、
チェックアウト・チェックインの時間帯は避けるのがベターです。
もちろん、朝早すぎる・夜遅すぎる時間帯は避けましょう。


1 団体名・幹事名と用件
「〇〇大学の〇〇ゼミの〇〇と申します。
ゼミの合宿先を探してまして、
お部屋と会議室の空き状況の確認をしたいのですが。」

2 日程
「日程は、〇月〇日〇曜日、または〇日〇曜日から
〇泊〇日希望です。」

3 人数
「人数は〇人程度です。
内訳は先生〇名、男子学生〇名、女子学生〇名程度です。」
(日帰り・途中参加等がいる場合はその旨も伝達)

4 会議室の利用
「〇名で利用できる会議室はありますか?
〇日の〇時から〇時ごろまで使いたいです。」

※空室がある、と言われた場合は…

5 先生の個室の確認
「先生は個室での宿泊を希望していますが、可能ですか?」

6 食事の数と料金の確認
「食事は1泊3食希望です。宿泊費と会議室の料金を教えてください。」
(個室を使用する場合は、その人だけ費用が異なる場合があります。)

7 会議室の様子、備品の確認

8 その他希望条件の確認
持込みコンパの可否・時間・持込み料など
温泉の有無(温泉宿は入湯税がかかる場合があります)
花火ができるか BBQができるか
など・・・

※仮予約などをする場合、連絡先を聞かれます。
きちんとつながる電話番号を伝えましょう。


ゼミ合宿先を探す幹事さんも、とても大変です。

希望していた宿がすぐ予約できればいいのですが、
空室が見つからないとなると、何度も何度も
宿を調べて電話を掛けたりしなければいけません…。
そもそも、希望に合った宿が見つからないということもあります。

どうぞ、ゼミ合宿も 旅プラン にご相談ください!

(1)の部分までやっていただければ、
(2)の宿探しは旅プランがお手伝いいたします。
20年以上の合宿手配経験から、宿をお探しいたします!

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ゼミ合宿お得プラン案内ページ>>>
http://www.tabiplan.co.jp/zemi/index.html


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ゼミ合宿の予約は、「楽して得」しましょう。
もちろん、宿探し&見積は無料で行っております。
お気軽に旅プランへご相談ください!

合宿手配の旅プラン
TEL:03−5300−9671
(日祝定休、平日9:30〜18:00、土曜9:30〜17:00)

>>お問い合わせフォームはこちらから

 
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